Financiar una derrama de la comunidad

El proceso de una derrama y su financiación.

Y es que llevar a buen término una gran actuación en una comunidad de propietarios es un reto que no está al alcance de presidentes pusilánimes.  Este proceso, con hitos muy claros y evidentes, es un largo camino hacia el éxito y no está exento de dificultades. Sin ánimo de ser exhaustivos vamos a comentar brevemente los pasos principales y posteriormente comentaremos las dificultades que podremos encontrar.

Por lo tanto, los principales pasos del proceso serían:

• Detectar el problema o la gran mejora que se quiere acometer.
• Informar a los propietarios en Junta de este. Conviene que la junta acuerde estudiar el problema o la mejora en profundidad para identificar las medidas a tomar y cuantificarlas.
• Contratar un especialista en el problema o mejora que queramos enfrentar, y que nos proporcione una prescripción a la medida de nuestras necesidades.
• Una vez prescrita la solución al problema o la actuación a acometer para realizar la mejora, corresponde solicitar dos o tres presupuestos comparables entre si en base a la prescripción recibida. Ojo aquí, si estamos hablando de obras de gran porte, debemos dirigirnos únicamente a empresas o compañías de reconocido prestigio y gran fiabilidad.
• Una vez estudiadas las propuestas, corresponde a la Junta conocerlas en detalle y estudiarlas (¿Por qué no?). Cuantificar el proyecto y conocer si hay fondos propios para realizarlo o si hay que acudir a financiación externa.
• Sugerimos en esta misma Junta, en caso de que se apruebe realizar la obra (conociendo, ahora sí, cuál va a ser el importe de esta) y de que no haya fondos propios suficientes para realizar el proyecto, que se encargue al presidente la búsqueda de financiación para poder realizarlo y se le autorice a contratarla en las mejores condiciones que pueda encontrar. En este punto es útil disponer de alguna estimación de la financiación a la que se podría optar, pero que nunca va a ser definitiva. Notar que podríamos estar a 3 meses o más de empezar las obras, por lo que es pronto para tener una propuesta de financiación en firme.
• Una vez sabemos que la Junta quiere hacer las actuaciones comentadas, es el momento de consultar si hay alguna subvención que se pueda solicitar para minorar los costes a afrontar. Notar que este punto es siempre posterior a la decisión de afrontar el proyecto. Si se intenta hacer antes, se retrasa la toma de decisiones que en cualquier caso hay que tomar (al menos en el caso de solucionar problemas graves) y esto finalmente solo ocasiones más costes y más problemas.
• Si hay fondos en la comunidad, y si la Junta ha aprobado la contratación de la actuación, el presidente puede ya firmar los contratos y a autorizar los primeros pagos. 
• Si hay que financiar las obras y ya están a probadas por la Junta, es el momento de pedir opciones de financiación en firme. 
• Notar que en 48/72h es posible tener alguna idea de si la financiación es factible, una vez sepamos que lo es, ya se puede contratar la obra con el contratista. En el plazo de 5 o 7 días deberíais ya disponer de varias opciones de financiación para poder elegir la más conveniente.
• Firma de la financiación, y aprobar los primeros pagos al contratista.
• Emisión de los pagos a cada certificación de obra. Muy importante que las certificaciones de obra las haga nuestro arquitecto/técnico y no el del contratista.
• Final de obra, y pago final.

El proceso es largo, y generalmente no es lineal del todo, sino que lo que vemos en la realidad es que se reinicia y da pasos hacia atrás en múltiples ocasiones hasta el momento de la firma de los contratos. Esto hace que se pierda tiempo, y que por el camino los costes se incrementen y el asunto se agrave.  Nuestra recomendación aquí es ser lo más práctico posible y evitar que el proceso se encalle.

En obras grandes nos vamos a encontrar con propietarios en contra, o molestos por tener que asumir un coste importante para su presupuesto familiar, esto es algo para lo que hay que estar preparado. Lo que hay que comunicar claramente es si se trata de una actuación absolutamente necesaria, o si se trata de algo estético/opcional.

Igualmente, con obras grandes, los plazos para obtener las ofertas de los contratistas se alargan, y los presupuestos tienen una validez limitada, por lo que, si la Junta es lenta tomando decisiones, o estudiando las ofertas, tendrán que solicitar actualización de los presupuestos, y esto ocasionará mayores costes. De nuevo la recomendación es ser ejecutivo.

Con las obras o actuaciones pequeñas, desde una reforma de un portal, o el cambio de la maquinaria de un ascensor, en muchas ocasiones el proveedor nos puede ofrecer financiar la actuación.  Esto por un lado es una ventaja, porque reduce la gestión, pero por contra va a incrementar los costes innecesariamente, ya que el coste de esta financiación puede ser desde un 2% a un 4% anual más alto que lo que se puede obtener en el mercado. Nuestra recomendación es comparar siempre.

Finalmente, es necesario comentar que es muy conveniente solicitar carencia en este tipo de financiaciones, ya que de esta manera comenzaremos a pagar cuotas del prestamos, al mismo ritmo que se vayan haciendo disposiciones, de otra manera, nos entregarían el total del prestamos en una fecha, y en adelante deberíamos ir atendiendo las cuotas del préstamo reduciendo los recursos a medida que avanza la obra. 

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